МОСГАЗ внедряет систему электронного документооборота

Исполнителем была избрана компания ЛАНИТ, имеющая собственную разработку LanDocs и обладающая большим опытом внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в крупных государственных организациях.

15 октября ЛАНИТ и МОСГАЗ подписали договор о внедрении в компании системы электронного документооборота на платформе LanDocs.

В результате внедрения СЭД руководство компании МОСГАЗ стремится достичь следующих целей:

• сократить время обработки документов;
• повысить контроль движения документов;
• усилить уровень информационной безопасности при передаче и хранении документов;
• повысить уровень исполнительской дисциплины.

При реализации поставленных в рамках проекта задач будет автоматизирован управленческий документооборот предприятия: регистрация и учет движения документов (входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной и нормативной документации), контроль исполнения поручений и заданий. Предусмотрено создание единого хранилища электронных документов, также будет организована коллективная работа с электронными документами и разработана система отчетности, отражающая состояние деловых процессов организации. В рамках проекта планируется автоматизировать процесс согласования заявок на закупку оборудования.

Внедрение системы будет осуществляться в три этапа. На первом этапе проводится обследование бизнес-процессов предприятия, разработка проектных документов. Далее СЭД разрабатывается и внедряется в пилотной зоне, объединяющей 50 рабочих мест. На заключительном этапе количество автоматизированных мест составит 200 единиц.

— Внедрение системы электронного документооборота в ГУП «МОСГАЗ» не просто «дань моде», а осознанная необходимость, продиктованная современными требованиями руководства Москвы к одному из ведущих предприятий комплекса городского хозяйства, — пояснил причину внедрения подобных новшеств на предприятии начальник Управления делами ГУП «МОСГАЗ» Игорь Джума. — Благодаря её применению на несколько порядков увеличится скорость движения документов, максимально снизится, причем без потери качества, время принятия решений руководством, возрастет исполнительская дисциплина, что в итоге положительно скажется на безопасности и эффективности работы предприятия в целом».

— Нам удалось предоставить ГУП «МОСГАЗ» команду специалистов, которая ещё на стадии формирования предложения, изучила потребности и специфику деятельности предприятия и выработала оптимальное решение в рамках выделенного бюджета. Считаю, что такой подход на этапах планирования и организации, закладывает прочный фундамент взаимоотношений с Заказчиком и является залогом успеха проекта, — в свою очередь рассказал директор Департамента систем управления документами ЗАО «ЛАНИТ» Александр Родионов.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию намечен на середину марта 2010 года.

О системе LanDocs

LanDocs — разработанная специалистами ЛАНИТ технологическая платформа комплексной автоматизации процессов документооборота. Применяемая методология внедрения системы позволяет предприятиям освоить современные методы организации делопроизводственной деятельности, рационализировать и оптимизировать процедуры работы с документами. LanDocs технологично реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, электронной почтой, разграничение доступа пользователей к данным, подписание документов ЭЦП и использование шифрования для защиты информации.

Продукт позволяет организовать работу пользователей несколькими способами: через специализированное клиентское приложение, через интернет-браузер, через клиента, встроенного в MS Outlook или Lotus Notes. Система предоставляет также набор инструментов, позволяющих интегрировать функциональность управления документами в корпоративные информационные системы.

Проектная практика внедрения системы насчитывает десятки реализаций как стандартных, так и предметно-специфичных документных бизнес-процессов в государственных органах, управляющих компаниях и компаниях-операторах банковского, телекоммуникационного, энергетического и агропромышленного секторов, на предприятиях оборонной промышленности, машиностроения и приборостроения.