150-летию МОСГАЗа посвящается: Управление делами

Сфера деятельности Управления делами — это работа с документами, поступающими в МОСГАЗ. Все они приходят в канцелярию, сотрудники которой их регистрируют, обрабатывают и отправляют дальше, на рассмотрение. Второй важный момент — контрольная функция. Это входящие и исходящие документы, приказы, проекты, протоколы, распоряжения, технические условия и так далее. Контроль исполнения поручений, установленный в Обществе, — настоящее ноу-хау в комплексе городского хозяйства.

В 2010 году ОАО «МОСГАЗ» полностью отказался от обращения бумажных экземпляров для входящих документов, приказов, распоряжений, протоколов и служебных записок. Произошло это благодаря внедрению автоматизированной системы документооборота и делопроизводства, построенной на платформе LanDocs.

Все пользователи корпоративной электронной почты, — а это свыше 1,5 тысяч сотрудников, — ежедневно применяют в работе электронную систему документооборота.

Программа сама отслеживает сроки исполнения каждого поручения и автоматически производит напоминания исполнителям по электронной сети. Кроме того, теперь любой проходящий по МОСГАЗу документ можно легко и быстро найти, отследить всю историю его движения по инстанциям. Система позволяет даже определить, когда исполнитель открыл документ-поручение: сразу, как только его направили, или спустя какое-то время.

Если поручения особенно важные, их контролирует не только машина, но и непосредственно специалисты во главе с руководителем Управления Игорем Джумой.

Кроме автоматизации классических для систем электронного документооборота процедур делопроизводства, с использованием системы теперь организована принимающая заявления граждан и компаний служба «Одного окна».

Раньше для того, чтобы собрать документы, людям приходилось бегать по разным этажам и кабинетам. Сейчас сотрудники Управления занимаются приемом документов, их регистрацией, перенаправлением и затем, собрав весь необходимый пакет, обзванивают людей, которые за ними приходят.

В адрес работников службы «Одного окна» приходит масса благодарных отзывов. Большим уважением пользуется ведущий специалист Наталья Журавлева. Еще один уникальный человек — Татьяна Бурмистрова, заведующая центрального архива. Она удивительно тепло и внимательно относится к людям. Ей не жалко для них ни времени, ни души, ни добрых слов.

В сфере ответственности Управления делами — и мониторинг жалоб, замечаний, вопросов, которые москвичи оставляют на портале «Наш город».

В составе канцелярии есть контрольная группа, которая этим занимается, читает все обращения в режиме реального времени. И если контролеры обнаруживают что-то, имеющее отношение к МОСГАЗу, тут же фиксируют этот документ и направляют его на исполнение. В течение трех дней причины поступивших замечаний должны быть устранены.

Помимо этого, с 2012 года в эксплуатацию введена подсистема электронного документооборота служебных записок и электронного согласования проектов организационно-распорядительных документов.

Вот так, благодаря современным методам, оборудованию и, конечно, высококвалифицированным специалистам Управления документооборот в главном офисе МОСГАЗа стал полностью прозрачным процессом. Это резко повысило качество и скорость принятия управленческих решений, обеспечило оперативное решение вопросов, связанных с безопасным газоснабжением столицы, — а значит, положительно сказалось и на работе всего предприятия.

Гордость Управления:

• Татьяна Бурмистрова — заведущая Объединенным архивом;
• Наталья Карпенко — начальник Канцелярии;
• Наталья Журавлёва — ведущий специалист службы «Одно окно»;
• Иван Букреев — директор музея ОАО «МОСГАЗ».