Не потеряется ни одно письмо: начальник управления делами АО «МОСГАЗ» рассказал о дисциплине документооборота

Новым героем подкаста АО «МОСГАЗ» стал начальник управления делами организации Игорь Джума. За 15 лет работы он выстроил эффективную систему документооборота, при которой ни одно из десятков тысяч писем, поступающих в МОСГАЗ, не теряется.

Управление делами — большая структура, которая подчиняется непосредственно генеральному директору, выполняет его поручения. В аппарате генерального директора много подразделений, в частности, отдел делопроизводства. Игорь Джума сравнивает документооборот в компании с кровообращением в теле человека. Это важнейшая система в жизни компании АО «МОСГАЗ».

«У нас есть «Горячая линия» и служба «Одно окно». Есть центральный архив, есть отдел организации обеспечения управленческой деятельности и есть протокольно-редакторская группа — специалисты ведут все совещания с генеральным директором; редакторы, которые редактируют все письма, которые подписывает генеральный директор», — рассказал о структуре Игорь Джума.

Он пришел в АО «МОСГАЗ» 15 лет назад, когда еще не было электронного документооборота, и документы носили вручную, а телефонный справочник распечатывался раз в две недели.

«В 2010 году у нас было 14 тысяч входящих документов и около девяти тысяч исходящих. В 2023 году — 63 тысячи входящих и 31 тысяча исходящих. Это в четыре раза рост документов. Без электронного документооборота мы не смогли бы работать. Одна из моих ключевых задач — чтобы у руководителя перед органами исполнительной власти не было никаких просрочек по поручениям», — пояснил специалист.

Примечательно, что при таком масштабном объеме документов не теряется ни одно письмо. Для этого есть четыре системы защиты. Первая — это самоконтроль, второе — напоминание срока получения, третья — отчет, четвертая — контроль руководителя. Это чаще всего касается начальников крупных подразделений. Такая высокая планка работы коллектива в управлении делами невозможна без железной дисциплины.

«Если человек не учится на своих ошибках, мы предоставляем статистику генеральному директору, и он принимает определенные решения. Честно скажу я горжусь своей командой, я им доверяю. Важно подобрать людей, чтобы они точно отвечали тем требованиям, которые я хочу от них видеть. Человек должен любить свою работу, быть порядочным и профессиональным специалистом», — считает Игорь Джума.

Секретом своего профессионального успеха специалист называет желание развиваться: читать специальную литературу, искать решение проблем. С житейской точки зрения, читает Игорь Джума, секрет успеха в том, чтобы мечтать и все время искать что-то новое.